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您已确认航班，预订酒店，安排好日程并向客户做了简要说明。但旅程中有一个环节常常被最后处理，而这恰恰是您的主管最先注意到和最后才注意到的——地面交通。.
对于负责公司差旅的私人助理和行政助理来说，做好差旅安排不仅仅是后勤保障的问题。它关乎保护高管的时间、维护公司声誉，以及在计划出现偏差时保持自身的理智。本指南涵盖了您真正需要了解的内容。.
为什么地面交通需要一项完善的政策
大多数公司对机票、酒店和费用都有明确的政策，但地面交通往往处于灰色地带。结果呢？预订不规范、费用意外增加，甚至偶尔会有高管因为优步（Uber）价格飙升至90英镑，司机又两次取消订单而滞留在希思罗机场。.
一份清晰明确的地面交通政策可以消除歧义。它能告知旅客哪些费用可以报销，哪些费用不能报销，明确服务水平的预期，并在项目经理和执行经理因支出问题受到质疑时，为他们提供一套站得住脚的框架。.
如果贵公司还没有这样的机制，那么这篇文章是一个很好的起点。.
许可：大多数人忽略的细节
并非所有私人租赁车辆都一样，在伦敦，这种差异在法律上很重要。.
在伦敦，任何载客营运的车辆都必须获得伦敦交通局 (TfL) 的许可。这适用于车辆、司机和运营方。获得 TfL 许可的运营方必须遵守严格的标准，包括司机背景调查、车辆状况、保险和投诉处理。.
如果您通过获得伦敦交通局 (TfL) 许可的运营商（例如 Airport Executive，运营商许可证号 402）预订机票，您将享受到正规、受监管且责任明确的服务。如果您通过未获许可或许可不足的供应商预订机票，无论是通过消费者应用程序还是非正式安排，这种保障都将不复存在，而且您往往对此毫不知情。.
审批地面运输供应商时需要检查哪些方面：
- 他们是否持有有效的伦敦交通局运营许可证？（可轻松在伦敦交通局网站上核实）
- 他们的司机都持有个人驾照吗？
- 他们是否购买了合适的雇佣和薪酬保险？
- 他们有正式的投诉处理流程吗？
如果供应商不能清楚地回答所有四个问题，那就另寻他处。.
了解服务层级及其使用时机
企业地面交通通常分为三类。了解它们的区别有助于您根据场合选择合适的预订。.
经济舱：专业舒适的轿车或旅行车，通常是大众、特斯拉或同级别车型。适合单人商务出行、机场接送和日常点对点行程。干净、准时、经济实惠。
商务舱：通常指奔驰E级或同级别高级行政用车。适合高级管理人员、VIP客户或需要进行演示的场合。车内环境明显更优越，更安静、更宽敞，也更适合旅途中办公。
头等舱： 我们的最高级别服务，专为贵宾出行和那些旅程本身就是体验一部分的场合而设。车型包括梅赛德斯-奔驰S级轿车和定制改装的梅赛德斯-奔驰V级轿车，配备飞机式可调节座椅、更佳的私密性和高级内饰。对于董事会成员来访、重要宾客或需要仪态万方、准备就绪的高管而言，这是理想之选。
完善的差旅政策会明确规定哪种级别的待遇适用于哪种旅客等级或行程类型。这可以避免尴尬的对话，并确保支出合理。.
机场接送：节省时间的具体措施
机场接送是企业最常见的地面交通预订，但如果没有妥善计划，也最容易出错。.
航班追踪至关重要。 专业的司机服务人员会实时监控您高管的航班，并在航班延误时自动调整接机时间。这应该是基本服务，而非额外收费项目。预订时务必确认是否包含此项服务。
接机服务 vs. 路边接机。 对于抵达旅客而言，接机服务是指司机在航站楼内，手持写有您姓名的牌子，在到达口等候。对于高管或国际访客来说，这是最佳选择。路边接机（司机在航站楼外等候）价格更低，但乘客需要自行在航站楼内找到车辆，对于普通旅客来说还可以，但不太适合招待客人。
等待时间政策。 信誉良好的航空公司会在飞机落地后提供标准的免费等待时间（通常为 60 分钟），以便办理入境手续和提取行李。请在预订前了解您的航空公司包含哪些服务，而不是在收到账单后才了解。
机场收费。 希思罗机场和盖特威克机场的航站楼接送费大幅上涨。仅盖特威克机场的下车费去年就上涨了67%。这些都是合理的转嫁成本，应该在您的发票上逐项列出。如果发票上没有列出，这些费用要么被悄悄地计入了机票价格，要么更糟糕的是，根本就没被收取。
企业账户管理：应该问些什么
如果贵公司经常预订地面交通服务，那么开设一个企业账户就非常值得。一个运营良好的企业账户应该提供以下服务：
- 每月统一开票：一张发票涵盖所有行程，并附有清晰的行程编号，而非每次行程单独开具收据。
- 指定客户经理：一位了解您的偏好并能处理紧急预订的联系人
- 旅客报告：按旅客、行程类型和成本中心细分，便于内部核对。
- 固定或商定价格：对常用路线（例如伦敦市中心到希思罗机场）实行商定价格，可以消除票价波动，简化预算。
- 符合增值税规定的发票：对于在商务旅行中申请进项增值税抵扣至关重要；请确保您的供应商已注册增值税并提供符合规定的税务发票。
在机场公务机公司，企业账户可免除个人预订需支付的管理预订费，这为老客户节省了一大笔开支。此外，我们还提供14天的付款期限。.
大多数旅行社悄悄取消的一项服务
坦白地说，很多旅游和交通公司已经用聊天机器人、自动回复和自助服务门户取代了客服团队。对于日常咨询，这尚可接受。但对于任何有时效性或真正紧急的事情，比如错过转机、司机迷路、高管即将错过会议等等，都会让人非常沮丧。.
作为私人助理或行政助理，您已经肩负着为服务对象争取权益的巨大压力。晚上8点发生紧急情况时，您最不需要的就是对着聊天窗口打字，等待一个根本看不懂您问题的自动回复。.
“在机场公务机公司，我们刻意选择了与众不同的运营方式。我们的电话由真人接听，只需几秒钟，无需等待数分钟，也无需浏览菜单或使用回拨系统。当您致电我们时，您将直接与了解业务、了解您的预订信息并拥有相应权限的人员对话，从而获得切实有效的帮助。”——克里斯·尼克松，机场公务机公司首席执行官
克里斯继续说道：“我们认为这才是优质服务应有的样子。但我们也知道，这种服务现在越来越少见了，所以在评估地面运输供应商时，这一点值得特别强调。 ”
在评估任何地面运输服务提供商时，请询问以下问题：
- 是否有在营业时间内由真人接听的直接电话号码？
- 他们对于紧急咨询的平均响应时间是多久？
- 如果在旅途中出现问题，应该联系谁？
- 能否当场做出决定，还是每个例外情况都需要经理回电？
答案将很大程度上告诉你这家公司在压力下的表现。.
旅行中难免会出现一些问题，但我们始终秉持灵活公正的原则。我们不会躲在条款细则背后，而是迅速做出合理的决策，根据具体情况妥善处理，确保您不会感到是在与本应合作的公司对抗。.
对于行政助理或行政助理来说，与供应商建立这种关系并非奢侈品，而是职业必需品。.
应对意外情况：您的应急清单
即使计划最周全的旅程也可能被打乱。以下是如何做好准备：
如果发生罢工或重大交通中断：例如伦敦交通局的罢工、欧洲之星列车延误或恶劣天气，都可能导致私人租车需求激增。与持牌司机保持长期合作关系意味着您无需在消费者应用程序上与其他司机争抢车位。在已知的交通中断时段，请尽早预订。
如果高管的计划临时有变：请务必提前了解运营商的取消政策。大多数信誉良好的运营商都会提供合理的免费取消期限。提前了解这一点，您就可以安心地进行更改，而无需承担不必要的费用。
如果司机未出现：持牌运营商负有照护义务，并设有投诉处理流程。请记录时间、预订参考号以及任何联系尝试，然后要求正式回复。使用应用程序提供的服务时，这一流程通常不透明且令人沮丧。而使用持牌运营商的服务，则存在清晰的责任链。
关于费用和增值税的说明
对于负责管理费用申报的私人助理和行政助理来说，地面交通可能会造成增值税的复杂性，尤其是在伦敦和英国其他地区之间往返时。.
简单的原则是：确保您收到的每张发票都包含供应商的完整法定名称、地址、增值税登记号、服务描述以及单独列出的增值税金额。缺少这些信息，增值税将无法退还。.
如果贵公司有国际差旅，请注意，通过英国运营商预订的海外行程接送服务通常适用零税率，这意味着无需缴纳英国增值税。您的运营商应在发票上正确反映这一点。.
如有疑问，请在批准新供应商之前咨询财务团队。.
制定地面交通政策：一个简单的框架
如果您要从头开始制定政策，或者更新现有政策，以下是需要涵盖的核心要素：
- 认可供应商：请列出您首选的持牌运营商，并明确说明预订必须通过他们进行。
- 服务等级指南：明确哪种车辆类别适用于哪种旅客等级或场合
- 预订提前期：设定最短通知期限（普通预订24小时为合理；活动或团体旅行需更长时间）
- 报销限额：设定明确的单次行程报销上限或已批准的路线定价。
- 收据和增值税要求：明确费用报销需要哪些文件。
- 非工作时间联系方式：请确保有一个电话号码，以便在早上 6 点发生紧急情况时可以拨打。
一份涵盖这六点内容的单页政策文件，就能在大多数地面交通问题到达您的收件箱之前解决这些问题。.
与机场高管合作
Airport Executive 的业务遍及伦敦及英国各地，为商务和企业客户提供持牌专车服务。我们的企业账户提供统一结算、固定路线价格以及专属联系人，旨在为私人助理、行政助理和差旅经理提供更便捷的服务。.
我们还为您免去安排后续转机的烦恼，我们在50多个国家/地区都建立了合作伙伴协议。因此，无论您的高管是前往慕尼黑参加会议还是前往新加坡参加研讨会，只需一个电话，我们就能安排好两端的地面交通。.
我们深知您的时间宝贵，因此我们力求简化沟通方式。您可以通过 WhatsApp 联系我们，快速预订、更新行程，并处理复杂的多段行程，无需填写繁琐的在线表格，无需重复输入信息，也无需反复沟通。我们只提供直接高效的沟通，我们的工作人员将竭诚为您服务，减轻您的负担。.
我们持有伦敦交通局 402 号运营商许可证，我们的车队涵盖经济舱、商务舱和头等舱，以满足各种旅程类型和旅客等级的需求。.
如需洽谈企业账户或进行预订， 请在此处联系我们。
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